Vous essayez d’être un bon leader pour votre entreprise. Vous avez créé une vision pour votre groupe (ou pour votre service) et vous l’avez partagée avec vos équipes. Vous faites des efforts au quotidien pour qu’ils disposent des outils et des informations dont ils ont besoin pour faire leur travail aussi efficacement que possible.
La réunion est l’un des outils que vous utilisez dans le leadership. Toutefois, les réunions peuvent être un atout comme un handicap. Si vous ne les menez pas de manière intelligente, vos équipes finiront par les redouter lorsque vient le moment de la réunion. Pour des réunions efficaces, il faut un management efficace. Voilà 6 façons de rendre les réunions attractives pour vos équipes, et d’en sortir avec un maximum d’avantages :
1. Evitez les réunions inutiles
La première règle pour éviter que vos équipes ne détestent venir aux réunions est de vous en tenir au minimum. Si vous pensez que les réunions du lundi matin sont idéales pour lancer la semaine, vos collaborateurs ne sont peut-être pas du même avis. En fait, nombre d’entre eux pensent encore au week-end, et assister à une réunion inutile est la dernière chose dont ils ont envie. Cela ne signifie pas que les réunions hebdomadaires sont une mauvaise idée, mais assurez-vous d’avoir vraiment de quoi faire une réunion avant de l’organiser. Pour de nombreuses équipes et entreprises, une réunion mensuelle suffit, les nouvelles hebdomadaires pouvant être communiquées autrement, par exemple par e-mail.
2. Partagez les responsabilités
C’est l’une des caractéristiques de la nature humaine : nous nous intéressons bien plus à nos propres affaires qu’à celles des autres. En conséquence, si vous voulez que les gens s’enthousiasment pour une réunion, laissez-les se l’approprier. Consacrer ne serait-ce que quelques minutes aux collaborateurs-clés suffit à leur donner l’impression que tout cela vaut le coup. Si, pour une raison ou une autre, votre entreprise nécessite des réunions programmées de manière régulière, envisagez de confier leur animation à différentes personnes de votre équipe à tour de rôle.
3. Proposez des récompenses et encouragements pour la participation (et l’attention) aux réunions
La nourriture est une source de motivation importante pour les équipes ! Offrir tout simplement une sélection de viennoiseries et de sandwichs peut aider à améliorer la présence et la participation aux réunions. Si nous aimons penser que nos motivations volent plus haut que cela, la réalité, c’est qu’avec le temps, votre équipe commencera à associer les réunions à ces récompenses de manière inconsciente.
4. Pensez à des lieux de rencontre originaux
Rester assis autour d’une table dans une salle de conférence peut être une excellente façon de faire avancer les choses rapidement. C’est aussi une excellente façon d’étouffer la créativité. Pour changer, fuyez les lumières fluorescentes de la salle de conférence et organisez vos réunions ailleurs. Choisir un restaurant local (cf. point n°3) est une bonne option. Même le simple fait de choisir une autre pièce dans le bâtiment peut aider.
5. Variez les formats de présentation
Si l’objectif d’une réunion donnée est de dispenser de l’information, la dernière chose que vous souhaitez est de balancer des données à votre équipe à voix haute pendant une heure et demie. De la même façon, les présentations PowerPoint finissent toutes par se ressembler. Si vous en avez le temps et les moyens, envisagez de varier les plaisirs avec plusieurs formats de présentation. Cela peut inclure les présentations orales, les diaporamas, les vidéos, et mêmes les activités de groupe.
6. Mettez en place des sessions pour résoudre les problèmes et récolter des retours
Pensez à faire des pauses pendant une réunion pour faire de petits groupes. Les petits groupes peuvent faire beaucoup pour vous pendant une réunion. Par exemple, ils peuvent trouver des solutions à un problème présenté lors de la réunion en faisant un brainstorming. Ils peuvent aussi vous donner des retours. Vous pouvez même utiliser une session comme celle-ci pendant votre prochaine réunion pour trouver des idées sur la façon de rendre les réunions plus attractives.
Les réunions peuvent être plus qu’un mal nécessaire. Un bon dirigeant sait identifier les meilleurs moyens de donner aux personnes les informations dont elles ont besoin, de lancer les conversations qui doivent prendre place, et de garder l’intérêt de tout le monde. Essayez n’importe laquelle de ces six techniques et vous vous apercevrez peut-être bientôt que vos équipes ne redoutent plus ces réunions et commencent même à demander quand la prochaine doit avoir lieu.
Roger Croteau
Président et fondateur de PM Finder, une entreprise spécialisée en recrutement de professionnels pour la gestion de projet, Roger Croteau compte plus de 35 ans d’expérience dans le domaine. Il a occupé des postes de direction au sein de grandes organisations en télécommunications et en ingénierie, ainsi qu’au niveau municipal.